การสร้างการวางแผนการทำงานล่วงเวลาให้กับพนักงาน

การวางแผนการทำงานล่วงเวลาจะช่วยให้พนักงานทราบถึงการทำงานล่วงเวลาของพวกเขาตามที่ได้กำหนดไว้และพนักงานสามารถยืนยันการเข้าทำงานล่วงเวลาได้อย่างรวดเร็ว สำหรับคู่มือการใช้งานนี้จะช่วยให้คุณกำหนดตารางและการจัดการการทำงานล่วงเวลาให้แก่พนักงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการในการเข้าใช้งาน

เฉพาะแอดมินระบบที่ได้รับอนุญาตด้านล่างนี้เท่านั้นที่จะสามารถเข้าใช้งานฟีตเจอร์นี้ได้:

• ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสิทธิ์ "สามารถจัดการเอกสารการลงเวลาการทำงานได้" (Can manage Timesheet")
• "ผู้จัดการ" (ตามที่ได้รับมอบหมายใน "พนักงานของฉัน" (My Employees))

1. ไปที่ "เอกสารการลงเวลาการทำงาน" (Timesheet) > "ทีมเอกสารการลงเวลาการทำงาน" (Team Timesheet) > "การวางแผนการทำงานล่วงเวลา" (Overtime Planning)

2. กดไปที่ปุ่ม "สร้างการวางแผนการทำงานล่วงเวลา" (Create Overtime Planning) เพื่อเริ่มมอบหมายการทำงานล่วงเวลาให้กับพนักงาน

3. เลือก "งานที่ได้รับมอบหมาย" (Assignment) จากนั้นกดไปที่ปุ่ม "เลือกพนักงาน" (Select Employee)

สำคัญ: เฉพาะพนักงานที่มีสัปดาห์การทำงาน (Work Weeks) แบบ "เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานงานแบบคงที่" เท่านั้น จึงจะปรากฎรายการ "งานที่ได้รับมอบหมาย" (Assignment) ให้คุณเลือก สำหรับพนักงานที่มีประเภทสัปดาห์การทำงาน (Work Weeks) แบบอื่นๆจะไม่มีรายการดังกล่าวให้คุณเลือก 

4. กด "เลือกพนักงาน" (Select Employees) เพื่อดูตัวเลือกสำหรับเลือกพนักงานที่ต้องการ หลังจากนั้นให้คุณกดเลือกไปที่พนักงานที่ต้องการและให้คุณกดปุ่ม "บันทึก" (Save)  

สำคัญ: เฉพาะพนักงานที่มีชื่ออยู่บนวันทำงานล่วงเวลาที่ได้กำหนดไว้แล้วเท่านั้น จึงจะปรากฎชื่อในรายการที่มีให้เลือก

5. ทันทีที่ดำเนินการเสร็จ ให้คุณกดไปที่ "บันทึกเป็นฉบับร่าง" (Save as draft)

6. สถานะของการวางแผนการทำงานล่วงเวลา จะปรากฎเป็น "ฉบับร่าง" (Draft) จากนั้นให้คุณกดไปที่ "แก้ไข" (Edit) เพื่อเปิดขึ้นมาอีกครั้ง หลังจากนั้นให้คุณเพิ่มเติมรายละเอียดที่เหลือลงไปให้ครบถ้วน

7. หลังจากสิ้นสุดการกรอกรายละเอียดแล้ว ให้คุณกดไปที่ปุ่ม "ส่งเพื่อร้องขอ" (Submit Request) เพื่อทำการส่งแผนการทำงานล่วงเวลา

8. สถานะการวางแผนการทำงานล่วงเวลา จะถูกเปลี่ยนเป็น "วางแผนแล้ว" (Planned) หลังจากนั้น พนักงานจะได้รับการแจ้งผ่านทางอีเมลและแชท

9. ให้กดไปที่ปุ่ม "ดูรายละเอียด" (View Details) เพื่อดูว่าพนักงานคนไหนบ้างได้รับการยีนยันให้เข้าทำงานล่วงเวลาแล้ว

10. หากพนักงานยังไม่ได้รับการยืนยันการร้องขอ รายละเอียดการทำงานล่วงเวลาจะปรากฎสถานะเป็น "รอเพื่อการอนุมัติ" (Pending for Approval)

ข้อมูลเพิ่มเเติม:

• กรณีที่พนักงานมีตารางการทำงานที่เวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดเป็นแบบคงที่ พนักงานกลุ่มดังกล่าวจะมีชื่อปรากฎอยู่ในส่วนที่เป็น "รายละเอียดตารางการทำงาน" (Working Schedule Details) ซึ่งระบบจะแสดงเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดชั่วโมงการทำงานโดยอยู่บนพื้นฐานของสัปดาห์การทำงานที่ได้กำหนดไว้
• แอดมินของระบบสามารถระบุช่วงเวลาของการทำงานล่วงเวลาว่าเป็นแบบ "ทำงานล่วงเวลาก่อนชั่วโมงการทำงานเริ่มต้น" หรือ "ทำงานล่วงเวลาหลังจากชั่วโมงการทำงานสิ้นสุด" โดยคอลัมน์ของ "เวลาเริ่มต้นที่ได้กำหนดไว้" (Scheduled Start Time) และ "เวลาสิ้นสุดที่ได้กำหนดไว้" (Scheduled End Time) จะถูกปรับเปลี่ยนไปตามช่วงเวลาของการทำงานล่วงเวลาที่เกิดขึ้นจริง 

• หากพนักงานอยู่ในระหว่างวันหยุด วันพักผ่อน หรือ วันหยุดนักขัตฤกษ์ ชื่อของพนักงานกลุ่มนี้จะไปปรากฎอยู่ในส่วนที่เป็น วันหยุด/วันพักผ่อน/วันนักขัตฤกษ์ 
• แอดมินของระบบสามารถระบุ ช่วงเวลาทำงานล่วงเวลาที่เริ่มต้นและสิ้นสุด รวมถึงช่วงเวลาของการพักเบรกได้ ทั้งนี้ระบบจะคำนวณช่วงเวลาของการทำงานล่วงเวลาตามที่ได้กำหนดไว้

คู่มือการใช้งานที่เกี่ยวข้อง:

Viewing Scheduled Overtime as an Employee

Managing Timesheet Pay Type List