การสร้างรายงานค่าใช้จ่าย

การสร้างรายงานค่าใช้จ่ายจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบ ฟิลเตอร์ และดาวน์โหลดรายการเบิกจ่ายแบบละเอียดที่ได้มีการยื่นส่งไปแล้วสำหรับของพนักงานแต่ละคนหรือสำหรับของทั้งทีมก็ตาม ไม่ว่าคุณจะตรวจสอบค่าใช้จ่ายของตัวคุณเองหรือของทั้งทีม คุณสามารถทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ เพื่อทำการสร้างรายงานที่มีความถูกต้องและละเอียดถี่ถ้วน

1. ไปที่ "ค่าใช้จ่าย" (Expense) > "ค่าใช้จ่ายของฉัน" (My Expense) เพื่อเรียกดูการนำส่งค่าใช้จ่ายส่วนตัวของคุณเอง หรือ เลือก ค่าใช้จ่ายของทั้งทีม Team Expense กรณีที่คุณต้องการสร้างรายงานสำหรับสมาชิกของทีมที่อยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของคุณ

2. ใช้ฟืลเตอร์ที่มีอยู่เพื่อปรับแต่งข้อมูลตามที่คุณต้องการให้อยู่ในรายงานของคุณ:

ฟืลเตอร์พื้นฐาน:

• ค้นหา ตาม คีย์เวิร์ด 

• ฟิลเตอร์ตาม สถานะ, ประเภทค่าใช้จ่าย, หรือ ประเภทการขอเบิกจ่าย

สำหรับการฟิลเตอร์แบบละเอียด ให้คุณกดไปที่ "แสดงฟิลเตอร์ขั้นสูง" (Show Advance Filters) (จะมีเฉพาะบนหน้าค่าใช้จ่ายของทีมเท่านั้น) ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฎขึ้น จากนั้น คุณสามารถทำการฟิลเตอร์ได้ตาม:

• "สร้างขึ้นเมื่อ" (Created On)

• "วันที่เกิดค่าใช้จ่าย" (Expense Date)

• "กลุ่ม/หมวดหมู่" (Categories)

• "แผนก" (Department)

• "ศูนย์กลางค่าใช้จ่าย" (Cost Center)

• "ระดับตำแหน่งงาน" (Job Grade)

ทันทีที่คุณเลือกฟิลเตอร์ที่คุณต้องการ ระบบจะแสดงรายการที่เกี่ยวข้องให้เห็น โดยคุณยังสามารถดูรายงานสรุปสำหรับ "จำนวนที่ขอเบิกจ่ายไปแล้ว" (Claimed Amount) และ "จำนวนที่สามารถขอเบิกจ่ายได้" (Reimbursable Amount) ได้อีกด้วย

3. หลังจากตรวจสอบข้อมูลที่ทำการฟิลเตอร์ ให้คุณกดไปที่ปุ่ม "ดาวน์โหลดรายงาน" (Download Report) และ เลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ— Excel, CSV หรือ PDF— เพื่อทำการสร้างและบันทึกรายงาน

หมายเหตุ: เวอร์ชั่น PDF ของรายงาน จะมีเอกสารแนบที่คุณได้แนบส่งไปพร้อมกับการขอเบิกจ่ายในแต่ละครั้ง

หากคุณทำตามขั้นตอนข้างต้นนี้อย่างถูกต้อง คุณก็จะสามารถสร้างรายการที่มีความถูกต้องและกะทัดรัดสำหรับการตั้งค่าใช้จ่าย การตรวจสอบ หรือจุดมุ่งหมายเพื่อการตรวจสอบภายในทีมของคุณเองก็ตาม