ในฐานะแอดมิน คุณสามารถตั้งค่าประเภทของค่าใช้จ่ายต่างๆให้แก่บริษัทของคุณ ตามขั้นตอนด้านล่างนี้:
1. สร้างประเภทค่าใช้จ่ายใหม่ๆ หรือ เพิ่มประเภทค่าใช้จ่ายจากแกลเลอรี่
2. แก้ไขประเภทค่าใช้จ่าย
3. มอบหมายให้แก่พนักงาน
สร้างประเภทค่าใช้จ่ายใหม่ๆ
ไปที่ "ค่าใช้จ่าย" (Expense) > "ตั้งค่าค่าใช้จ่าย" (Expense Settings) จากนั้น ให้กดไปที่ "สร้าง" (Create) ซึ่งอยู่ด้านล่างของ "ประเภทค่าใช้จ่าย" (Expense Type) เพื่อทำการสร้างประเภทของค่าใช้จ่ายที่คุณต้องการ
เพื่อดำเนินการ แก้ไขประเภทค่าใช้จ่าย
เพิ่มประเภทค่าใช้จ่ายจากแกลเลอรี่
กดไปที่ "เพิ่ม" (Add) ซึ่งอยู่ด้านล่าง จากแกลเลอรี่ (From Gallery) ทั้งนี้ เพื่อทำการเลือกประเภทค่าใช้จ่ายที่คุณต้องการจากรายการ
นอกจากนั้น คุณยังสามารถเลือกประเภทค่าใช้จ่ายอื่นๆที่คุณต้องการจากรายการที่มีจัดเตรียมไว้ให้ได้อีกด้วย
เลือก "โคลน" (Clone)
แก้ไขประเภทค่าใช้จ่ายที่สร้างใหม่
ที่หน้าต่าง "เพิ่มประเภทค่าใช้จ่าย" (Add Expense Type) จะมีช่องต่างๆสำหรับให้คุณกรอกหรือแก้ไขได้
"ชื่อ" (Name): ชื่อประเภทของค่าใช้จ่ายถือเป็นช่องบังคับที่ต้องกรอก
"รายละเอียด" (Description): เพื่อใส่รายละเอียดประเภทของค่าใช้จ่ายนั้นๆ
"สกุลเงิน" (Currency): เลือกสกุลเงินสำหรับประเภทของค่าใช้จ่ายนั้นๆ
"ภาษีตั้งต้น" (Default Tax): ได้ถูกกำหนดไว้สำหรับประเภทค่าใช้จ่ายต่างๆเมื่อพนักงานต้องการยื่นเบิก
"อนุญาตให้พนักงานแก้ไขอัตราแลกเปลี่ยนได้เมื่อยื่นเบิก" (Allow employees to modify Exchange Rate while applying expense): หากกดเลือกแล้ว แอดมินไม่ต้องตั้งค่าอัตราแลกเปลี่ยนอีก เนื่องจากพนักงานสามารถตั้งค่าด้วยตัวเองได้
"การตรวจสอบ" (Tracking): สามารถใช้เพื่อการตรวจสอบที่เป็นส่วนตัวหรือเพื่อใช้เชื่อมต่อกับโมดูลเงินเดือนl/การจัดการค่าใช้จ่าย SaaS อาทิเช่น ซีโร่ เป็นต้น
"ประเภท" (Categories): ประเภทที่เป็นคีย์เวิร์ดที่คุณต้องการให้สามารถใช้ค้นหาประเภทค่าใช้จ่ายนั้นๆได้
"รหัส GI" (GI code)
"รหัสเงินเดือน" (Payroll code)
"การตรวจสอบ" (Validations)
ไม่ต้องการระบุผู้รับ
ผู้รับต้องเป็นทุกคน
ระบุผู้รับต้องหากมีมูลค่าเกินกว่า: ผู้รับจำเป็นต้องถูกอัพโหลดตามมูลค่าที่กำหนดไว้โดยแอดมิน
ไม่ต้องมีการอนุมัติ
การอนุมัติต้องเป็นทุกคน
ต้องอนุมัติหากมีมูลค่าเกินกว่า:
อายุของค่าใช้จ่ายสูงสุด (วัน): จำนวนวันหลังจากนั้นพนักงานจะไม่สามารถยื่นเคลมได้ (เพื่อป้องกันการยื่นเคลมที่เก่ามากจนเกินไป)
"สามารถจ่ายคืนได้" (Reimbursable): เลือกว่าต้องการให้ประเภทของค่าใช้จ่ายนั้นไม่สามารถจ่ายคืนได้ จ่ายคืนได้ผ่านเงินเดือน หรือจ่ายคืนได้แบบจ่ายคืนเป็นเงินสด
"อนุญาตให้พนักงานจ่ายร่วมได้" (Allow Co-Pay): ใส่เครื่องหมายถูกที่กล่องและกำหนดจำนวนที่พนักงานต้องจ่ายร่วมด้วย
- "เลือกรายการจ่ายในโมดูลเงินเดือน" (Select Payroll Pay Item): มอบหมายประเภทการจ่ายเพื่อให้จับคู่กับประเภทของค่าใช้จ่ายที่อยู่ในโมดูลเงินเดือน
- เลือกรายการจ่ายในโมดูลเงินเดือนที่มีให้เลือกเท่านั้น หากสามารถจ่ายคืนได้ จะถูกตั้งค่าไว้ว่า "สามารถจ่ายคืนผ่านเงินเดือนได้"
- รายการจ่ายที่มีอยู่บรรจุอยู่ใน "เลือกรายการจ่ายในโมดูลเงินเดือน" ให้คุณเลือกประเภทที่เป็น "Variable - Adhoc" เท่านั้น
- "เพิ่มรายการจ่ายใหม่" (Add New Pay Item): ตัวเลือกเพื่อสร้างประเภทการจ่ายใหม่จะนำมาจากหน้าที่เป็นประเภทของค่าใช้จ่ายโดยตรง
- กด "เพิ่มรายการจ่ายใหม่" (Add New Pay Item) ระบบจะตั้งค่าให้เป็น "Variable - Adhoc" โดยอัตโนมัติ
กำหนดจำนวนเงินสูงสุด: ใส่เครื่องหมายถูกที่กล่อง หากคุณต้องการจะกำหนดจำนวนเงินสูงสุดที่สามารถเบิกจ่ายได้
อนุญาตให้พนักงานยื่นเบิกค่าใช้จ่ายเกินกว่าจำนวนเงืนที่กำหนดแต่บริษัทจ่ายคืนเท่าจำนวนสูงสุดที่กำหนดไว้เท่านั้น: ใส่เครื่องหมายถูกเพื่ออนุญาตให้พนักงานเบิกเกินกว่าจำนวนที่กำหนด แต่จ่ายเงินคืนเท่ากับจำนวนสูงสุดที่กำหนดไว้เท่านั้น
เพิ่มจำนวนเงินสูงสุดที่เบิกได้สำหรับค่าใช้จ่ายใหม่ๆ
"ประเภท" (Type): สูงสุดต่อการยื่นเบิกต่อครั้ง ต่อวัน ต่อเดือน หรือ ต่อปีปฏิทิน
"จำนวนเงิน" (Amount): จำนวนเงินสูงสุดที่พนักงานสามารถยื่นเบิกได้
"มีผลต่อ": จำกัดให้มีผลต่อพนักงานทุกคน/พนักงานทุกคนยกเว้น/พนักงานที่เลือกให้มีผลยกเว้น/แผนกที่เลือกให้มีผล/สถานที่ทำงานที่ต้องการให้มีผล
ขอให้มั่นใจว่า คุณได้กด บันทึก ทุกคครั้งเมื่อดำเนินการเสร็จ
ตอนนี้คุณสามารถดำเนินการเพื่อ มอบหมายประเภทค่าใช้จ่าย ให้แก่พนักงานของคุณได้แล้ว
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่?
เยี่ยมเลย!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ขออภัยที่เราช่วยเหลือไม่ได้!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ส่งข้อเสนอแนะแล้ว
เราขอขอบคุณในความพยายามของคุณ และจะพยายามแก้ไขบทความดังกล่าว