4. ด้วยการอัพเดทล่าสุด คุณจะได้รับความยืดหยุ่นสำหรับการใช้งานที่มากยิ่งขึ้น:

• "เทมเพลทการอนุมัติ" (Approval Template): ตั้งค่าสายงานการอนุมัติอย่างครบถ้วน โดยระบุการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน โดยสามารถนำไปใช้งานสำหรับขั้นตอนการดำเนินงานใดๆที่ต้องการการอนุมัติ
• "เทมเพลทแจ้งเตือน" (Notification Template): ใช้สำหรับส่งออกการแจ้งเตือนโดยไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนการอนุมัติ สิ่งนี้จะนำมาใช้เพื่อสำหรับการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับ การทดลองงาน, ใบอนุญาตการทำงาน, สัญญา และ การหมดอายุสำหรับการฝึกงาน ที่อยู่บนหน้า ความก้าวหน้าทางอาชีพของพนักงาน ความก้าวหน้าทางอาชีพ

5. เลือกระหว่าง "เพื่ออนุมัติ" (To approve) และ "เพื่อแจ้งให้ทราบ" (To be notified) สำหรับพนักงานที่ได้รับการแจ้งให้ทราบเท่านั้นไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ซึ่งพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนให้ทราบเท่านั้นผ่านทางแชทหรืออีเมล

สำหรับ "เทมเพลทการแจ้งเตือน" (Notification Templates) ตัวเลือก "เพื่ออนุมัติ" (To approve) จะไม่ปรากฎให้เห็น โดยผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนเท่านั้น 

6. เลือกบทบาทบุคคลที่รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน โดยตัวเลือกจะประกอบไปด้วย:

• "ผู้จัดการ" (Manager)
• "หัวหน้าแผนก" (Department Head)
• "หัวหน้าประจำสถานที่ทำงาน" (Work Location Head)
• "เลือกพนักงาน" (Select Employee)
• "เลือกผู้ใช้ที่เป็นเกสต์" (Select Guest User)
• "ผู้ใช้ที่เป็นพันธมิตร" (Partner User)

7. กด "เพิ่มการอนุมัติใหม่หรือโหนดสำหรับการแจ้งเตือน" (Add new approval or notification node) เพื่อใส่ขั้นตอนเพิ่มเติมที่ต้องการเข้าไปในสายงาน

เทคนิคที่สำคัญ:

• การใส่หมายเลขในแต่ละขั้นตอน เพื่อระบุลำดับที่จะถูกนำไปใช้
• หากคุณต้องการแจ้งให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งทราบก่อนการอนุมัติ (เช่น ในขณะที่มีการร้องขอเกิดขึ้น) ให้เพิ่มขั้นตอน "เพื่อแจ้งให้ทราบ" (To be notified) ก่อน ขั้นตอน "เพื่ออนุมัติ" (To approve)
• หากคุณต้องการแจ้งให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งทราบหลังการอนุมัติ ให้เพิ่มขั้นตอน "เพื่อแจ้งให้ทราบ" (To be notified) หลัง ขั้นตอนเพื่ออนุมัติ “To approve”

ตัวอย่างเช่น เพื่อแจ้งให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งทราบ ก่อนและหลัง การอนุมัติ ขั้นตอนต่างๆจะถูกลำดับหมายเลขตามรูปด้านล่างนี้:

คุณสามารถ กดและลาก ขั้นตอนต่างๆเพื่อจัดลำดับขั้นตอนก่อนหลังตามที่ต้องการได้

เพื่อทำการลบขั้นตอน ให้กดไปที่ปุ่ม "ลบ" (Delete) 

8. ขั้นตอนต่อไป ให้ดำเนินการเพื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนและการตั้งค่าอื่นๆ

• ใช้งานการแจ้งเตือนทางแชท Enable Chat Notications: ใช้งานการแจ้งเตือนภายในระบบการแชทของ เอชอาร์ อิชซิลี โปร 
• "ใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมล" (Enable Email Notications): อนุญาตให้แจ้งเตือนผ่านอีเมล 
• "ไม่ใช้งานการแจ้งเตือนสำหรับการร้องขอการอนุมัติใหม่ๆ" (Disable Notifications for new approval requests): ปิดการแจ้งเตือนสำหรับการร้องขอที่กำลังจะเข้ามา หากต้องการ
  
  
• "สามารถลบการร้องขอที่ถูกยกเลิก" (Can Delete Cancelled Requests): ใช้งานตัวเลือกที่อนุญาตให้ผู้ร้องขอสามารถลบการร้องขอที่ถูกยกเลิกด้วยตนเองได้ 
• "สามารถลบการร้องขอที่ถูกปฏิเสธ" (Can Delete Rejected Requests): ใช้งานตัวเลือกที่อนุญาตให้ผู้ร้องขอสามารถลบการร้องขอที่ถูกปฎิเสธด้วยตนเองได้
• "ส่งไปที่ลำดับถัดไปอัตโนมัติ" (Auto Forward): หากผู้อนุมัติไม่ดำเนินการใดๆภายในจำนวนวันที่กำหนด การร้องขอจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติลำดับถัดไปตามสายงานการบังคับบัญชาโดยอัตโนมัติ   
• "การแจ้งเตือน" (Reminders): ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเตือนผู้อนุมัติที่ยังไม่ดำเนินการใดๆตามที่มีการร้องขอภายในจำนวนวันที่กำหนด

หมายเหตุ: "การตั้งค่าอื่นๆ" (Other Settings) มีเฉพาะสำหรับ "เทมเพลทการอนุมัติ" เท่านั้น (Approval Templates)

9. ทันทีที่การตั้งค่าทั้งหมดดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้กด "บันทึก" (Save) เพื่อทำการเก็บรักษาเทมเพลทไว้ใช้งาน เทมเพลทการอนุมัติหรือการแจ้งเตือนปัจจุบันมีพร้อมสำหรับการใช้งานบน เอชอาร์ อิชซิลี่ โปร แล้ว รวมไปถึงการอนุมัติแบบเป็นครั้งคราว

คำถามคำตอบที่เกิดขึ้นบ่อยๆ / การแก้ปัญหา

Q1: จุดมุ่งหมายของตัวเลือกปะเภทเทมเพลทแบบใหม่คืออะไร?
 A: ตัวเลือกแบบใหม่จะช่วยให้เกิดความแตกต่างระหว่าง เทมเพลทการอนุมัติ  Approval Templates กับ เทมเพลทเพื่อการแจ้งเตือน ทั้งนี้ เพื่อให้มั่นใจได้ว่า ผู้ใช้ได้มีการตั้งค่าที่ถูกต้องบนพื้นฐานจุดมุ่งหมายของเทมเพลท

Q2: จะเกิดอะไรขึ้น หากฉันเลือกตัวเลือกที่เป็นเทมเพลทการแจ้งเตือน?
 A: UI จะมีการซ่อนปุ่ม "เพื่ออนุมัติ" (To approve) โดยจะบังคับให้ดำเนินการตั้งค่าแจ้งเตือน และซ่อนตัวเลือกที่ไม่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าแจ้งเตือนไว้

Q3: จะรู้ได้อย่างไรว่าอันไหนเป็นเทมเพลทอนุมัติหรืออันไหนเป็นเทมเพลทแจ้งเตือน?
 A: ป้ายของแบบฟอร์ม และ การตั้งค่าจะนำพาไปที่ตัวเลือกที่ได้ถูกเลือก เทมเพลทการอนุมัติจะแสดงการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติแบบมาตรฐาน ในขณะที่เทมเพลทการแจ้งเตือนจะต้องปรับการตั้งค่าโดยการยืนยันความถูกต้อง  

Q4: ฉันได้รับข้อความว่าเกิดข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ขณะบันทึกเทมเพลทการแจ้งเตือน ฉันควรทำอย่างไร?
 A: ข้อมความแจ้งเกิดข้อผิดพลาด ระบุว่าคุณจะต้องเลือก "ใช้การแจ้งเตือนแบบแชท" (Enable Chat Notification) หรือ "ใช้การแจ้งเตือนทางอีเมล" (Enable Email Notification) ขอให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่งก่อนทำการบันทึก